Sistem Informasi Adalah: Contoh di Bisnis dan Cara Membangunnya
Sistem informasi adalah gabungan orang, proses, data, dan teknologi yang bekerja bersama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi. Tujuannya supaya pekerjaan berjalan lancar dan keputusan bisa diambil berdasarkan data yang jelas.
Contoh paling dekat: aplikasi kasir di toko Anda. Kasir memasukkan transaksi, sistem mengurangi stok, menyimpan data penjualan, lalu menghasilkan laporan omzet harian. Itu sudah sistem informasi, walaupun sederhana.
Artikel ini membahas sistem informasi dari sisi praktis: apa saja komponennya, contohnya di bisnis, dan bagaimana memutuskan apakah Anda perlu membeli, menyewa, atau membangunnya sendiri.
Pengertian sistem informasi
Banyak orang mengira sistem informasi sama dengan software. Padahal software hanya salah satu bagiannya. Sistem informasi mencakup juga siapa yang memakainya, aturan kerjanya, dan data yang dikelola.
Misalnya sebuah distributor punya software gudang yang bagus. Tapi kalau admin gudang mencatat barang masuk di buku dulu, lalu baru diketik dua hari kemudian, informasinya tetap terlambat. Masalahnya ada di proses dan kebiasaan, bukan di software.
Karena itu, cara paling berguna memandang sistem informasi adalah sebagai alur informasi dari kejadian nyata sampai menjadi keputusan. Barang terjual, pembayaran masuk, pasien datang: semua itu kejadian. Sistem informasi mencatatnya, mengolahnya, dan menyajikannya ke orang yang tepat.
Komponen sistem informasi
Secara umum, sistem informasi bisa dipecah menjadi lima lapisan. Setiap lapisan bergantung pada lapisan di bawahnya.
1. Pengguna. Orang yang memasukkan data, memakai informasi, dan mengambil keputusan. Kasir, admin gudang, staf finance, manajer, bahkan pelanggan yang mengisi form pemesanan.
2. Antarmuka. Tempat pengguna berinteraksi dengan sistem. Bisa berupa aplikasi web, aplikasi HP, form online, spreadsheet, atau laporan PDF yang dikirim lewat email.
3. Proses bisnis. Aturan dan alur kerja: siapa menyetujui apa, bagaimana harga dihitung, kapan stok dianggap menipis. Lapisan ini yang paling sering terlupa, padahal paling menentukan. Sistem secanggih apa pun akan kacau kalau aturannya tidak jelas.
4. Data. Catatan yang disimpan: transaksi, data pelanggan, data produk, stok. Termasuk juga “data master”, yaitu data acuan seperti daftar produk dan harga yang dipakai banyak proses sekaligus.
5. Infrastruktur. Server, layanan cloud, jaringan internet, komputer, dan perangkat seperti printer struk atau scanner barcode.
Kalau salah satu lapisan lemah, seluruh sistem ikut terasa lambat. Contohnya, internet di gudang sering putus (infrastruktur), atau nama produk ditulis berbeda-beda (data).
Contoh sistem informasi di bisnis
Berikut beberapa contoh yang mungkin sudah Anda pakai tanpa menyebutnya sistem informasi.
| Jenis | Contoh pemakaian | Contoh aplikasi |
|---|---|---|
| Sistem kasir (POS) | Transaksi toko, stok, omzet harian | Aplikasi kasir berbasis cloud |
| Sistem informasi akuntansi | Jurnal, invoice, laporan keuangan | Accurate, Jurnal, dan sejenisnya |
| Sistem HR | Absensi, cuti, penggajian | Aplikasi HR seperti Mekari Talenta |
| CRM | Data prospek, riwayat komunikasi | HubSpot, Pipedrive |
| Sistem informasi klinik | Jadwal, rekam medis, tagihan pasien | Aplikasi manajemen klinik |
| Sistem internal buatan sendiri | Alur approval, portal pelanggan | Aplikasi web yang dibangun khusus |
Contoh lain yang sering terlihat di bisnis kecil adalah sistem informasi berbasis spreadsheet. Misalnya sebuah agensi mencatat proyek, timesheet, dan invoice di beberapa file Google Sheets yang saling terhubung. Ini sah-sah saja dan sering jadi titik awal yang bagus. Masalah biasanya muncul saat datanya makin banyak, banyak orang mengedit bersamaan, dan rumus mulai saling bergantung.
Hasil akhir sistem informasi biasanya berupa laporan atau dashboard yang dibaca pemilik dan manajer. Angka-angka penting di dashboard itu idealnya sudah disepakati sebagai KPI, supaya semua orang membaca ukuran yang sama.
Beli, sewa, atau bangun sendiri
Pertanyaan praktis yang sering muncul: perlu bikin sistem sendiri atau cukup pakai aplikasi yang sudah ada?
Sewa (SaaS). Anda berlangganan aplikasi siap pakai per bulan atau per tahun. Cocok untuk kebutuhan yang umum, seperti akuntansi, HR, dan kasir. Cepat dipakai dan tidak perlu mengurus server. Kekurangannya, Anda harus mengikuti alur kerja yang sudah ditentukan aplikasinya.
Beli lisensi. Mirip dengan sewa, tapi software dipasang di server sendiri. Makin jarang untuk bisnis kecil, tapi masih ada di beberapa industri.
Bangun sendiri. Aplikasi dibuat khusus sesuai proses Anda. Cocok kalau prosesnya unik dan menjadi pembeda bisnis, atau kalau Anda perlu menghubungkan beberapa aplikasi yang tidak saling bicara. Kekurangannya: butuh waktu, biaya awal lebih besar, dan harus ada yang merawat.
Di banyak bisnis, jawabannya adalah campuran. Pakai aplikasi siap pakai untuk yang umum (akuntansi, HR), lalu bangun penghubung dan aplikasi kecil untuk bagian yang unik. Misalnya data order dari form penjualan otomatis masuk ke software akuntansi, lalu rekap harian dikirim ke manajer. Bagian penghubung inilah yang sering jadi pekerjaan otomatisasi.
Beberapa pertanyaan untuk membantu memutuskan:
- Apakah proses ini sama dengan kebanyakan bisnis lain? Kalau ya, cari aplikasi siap pakai dulu.
- Apakah aplikasi yang ada memaksa tim bekerja dengan cara yang tidak masuk akal? Kalau ya, pertimbangkan penyesuaian atau aplikasi khusus.
- Apakah aplikasi yang dipakai punya API (jalur komunikasi antar aplikasi)? Kalau ya, menghubungkannya ke sistem lain jauh lebih mudah.
- Siapa yang akan merawat sistem ini setahun ke depan?
Langkah memulai
Kalau Anda merasa sistem informasi di bisnis Anda masih berantakan, mulai dari langkah berikut:
- Petakan alur informasi yang paling penting. Misalnya dari order masuk sampai uang diterima. Tulis setiap langkah, siapa yang mengerjakan, dan data apa yang dipakai.
- Tandai titik yang bermasalah. Di mana data diketik ulang? Di mana informasi sering terlambat? Di mana angka sering berbeda antar divisi?
- Rapikan data master dulu. Nama produk, kode pelanggan, dan daftar harga yang konsisten akan memudahkan semua langkah berikutnya.
- Pilih satu masalah untuk diselesaikan. Jangan langsung mengganti semua sistem. Selesaikan satu titik sakit, ukur hasilnya, lalu lanjut.
- Tentukan pemilik sistem. Setiap sistem butuh orang yang bertanggung jawab atas datanya dan aturan pemakaiannya.
Pendekatan bertahap seperti ini lebih aman daripada proyek besar yang mengganti semuanya sekaligus. Tim juga punya waktu untuk menyesuaikan diri.
Aqilatic membantu bisnis kecil dan menengah merapikan alur informasi, menghubungkan aplikasi yang sudah dipakai, dan membangun aplikasi internal saat memang dibutuhkan. Kalau Anda ingin tahu titik mana yang paling layak dibenahi duluan, coba audit proses gratis dari kami. Jenis pekerjaan yang kami tangani bisa dilihat di bagian layanan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya sistem informasi dan teknologi informasi?
Teknologi informasi adalah alatnya: komputer, jaringan, software. Sistem informasi lebih luas, mencakup juga orang, proses, dan data yang memakai alat tersebut.
Apakah spreadsheet bisa disebut sistem informasi?
Bisa, selama dipakai untuk mencatat dan mengolah data yang mendukung pekerjaan. Banyak bisnis kecil memulai dari spreadsheet. Yang perlu diperhatikan adalah kapan spreadsheet mulai terlalu berat untuk volume data dan jumlah penggunanya.
Berapa lama membangun sistem informasi sendiri?
Tergantung cakupannya. Aplikasi internal kecil untuk satu proses bisa selesai dalam hitungan minggu, sedangkan sistem yang mencakup banyak divisi bisa berbulan-bulan. Memulai dari satu proses biasanya jauh lebih cepat terasa hasilnya.